De handelingen die uitgevoerd moeten worden zijn:

In LAVS webportal:

• Bezit aanmaken;
• Project aanmaken voor nieuwe bezit;
• Inventarisatie-opdracht aanmaken binnen bezit

• Ophalen gegevens uit LAVS voor een inventarisatie;
• Accepteren inventarisatie opdracht;
• Melding aan CI via LAVS;

• Exporteren van de resultaten;
• Inventarisatie afronden in LAVS

Maak via het tabblad 'Bezit' in LAVS op de bekende manier een nieuwe locatie aan. Nadat deze is toegevoegd dient het in de lijst 'Locatie overzicht' geselecteerd te worden:

Klik het adres aan in het overzicht. Het scherm voor het bezit verschijnt in beeld:

In dit vervolgscherm kan nu met behulp van de knop 'Project aanmaken' een nieuw project voor het adres worden aangemaakt. Op het scherm wordt ook de 'LAVS Activeringscode' getoond. Na het invullen van de gegevens voor het nieuwe project verschijnt de melding dat het project is aangemaakt in LAVS:

Op dit scherm staat nu de 'LAVS Projectcode', deze ziet er als volgt uit: 'LAVS-ASBEST-0000000'.

Ga nu naar het overzicht van de projecten in LAVS door het tabblad 'Projecten' te selecteren. Zorg dat het zojuist aangemaakte project wordt getoond in het overzicht:

Zie dat hier opnieuw de 'LAVS Projectcode' wordt getoond. Selecteer het adres in het overzicht. In het vervolgscherm kan een inventarisatie-opdracht aangemaakt worden:

Klik de knop 'Nieuwe opdracht'. Voer in het vervolgscherm de relevante informatie voor de opdracht in:

Kies bij 'Opdrachtnemer' voor je eigen bedrijf. Klik op 'Aanmaken' om de inventarisatie-opdracht aan te maken. Voor het project verschijnt nu een opdracht in het overzicht:

In de regel van het overzicht staat nu de 'LAVS Opdrachtnummer' (of zaaknummer), deze ziet er als volgt uit: 'INVENTARISATIE-0000000'.

De overige werkzaamheden voor een inventarisatie kunnen nu vanuit ProBIS Asbest worden aangestuurd!

Kies voor het toevoegen van een nieuw project. Voer uw eigen projectcode in en neem de 'LAVS Projectcode' over uit het LAVS:

Klik de button 'Importeren'. Zie dat de gegevens worden opgehaald uit LAVS en dat na afronding het LAVS Opdrachtnummer is ingevuld:

Tijdens het aanmaken van de nieuwe inventarisatie wordt door het systeem direct de opdracht geaccepteerd in LAVS. Indien u dat niet wenst voor een specifieke situatie, dan kan de optie op het scherm voor een nieuw project uitgevinkt worden.

Als vervolgens op OK wordt gedrukt, dan bepaalt het systeem de adresgegevens uit de geimporteerde data en wordt het project hiermee aangemaakt. Ook wordt de opdrachtgever ingelezen en vermeld.

Zitten er in de import ook bijlagen? Dan wordt een tussenscherm getoond waarop u eventueel aan kunt geven wat u met de bijlagen wilt doen:

                   

De bijlagen kunnen bekeken worden door het klikken van het vergrootglas in de regel. Verwerking van de bijlagen vindt batch gewijs plaats. In de kolom met checkboxes kan aangegeven worden welke regels als batch behandeld moeten worden. Vervolgens kan dan bij 'Selectie verwerken als' de toepassing van de document(en) worden gekozen:

                   

Na het klikken van de button worden de documenten verwerkt en kunt u naar wens nog verdere handelingen toepassen op de overige, nog niet verwerkte documenten. Het scherm kan gesloten worden met het kruisje of de button Sluiten. Indien alle tekeningen verwerkt zijn wordt het scherm automatisch gesloten.

Nadat het project is aangemaakt, kunt u de LAVS Projectcode, het opdrachtnummer en de LAVS Activeringscode zien op het tabblad LAVS Koppeling:

                   

De faciliteit voor het tonen van de LAVS Projectcode en LAVS Activeringscode is naar wens zichtbaar/onzichtbaar te maken via ShowHide.ini en ShowHideRapportage.ini. Zie voor meer informatie de configuratiehandleiding.

De LAVS codes kunnen middels de geldende scriptcommandos in documenten worden geplaatst. Zie de scripthandleiding voor meer informatie.

Op het tabblad 'LAVS Koppeling' wordt ook een overzicht getoond van de acties die zijn uitgevoerd vanuit ProBIS Asbest in wisselwerking met LAVS via het koppelvlak:

Hiermee krijgt u een overzicht van de status met betrekking tot de LAVS koppeling voor de actieve inventarisatie. Deze wordt bijgewerkt als u een bepaalde actie op de inventarisatie uitvoert met betrekking tot de koppeling naar LAVS. In het voorbeeld is de opdracht geaccepteerd, dit staat weergegeven inclusief de datum en tijd waarop dat is gebeurd. Dit kunt u ook terugzien in LAVS:

Gaat er wat fout tijdens de uitwisseling van een bericht met LAVS, dan zal hiervan zo mogelijk een duidelijke melding worden gegeven. Is er bijvoorbeeld een niet geldig zaaknummer ingevoerd, dan verschijnt de volgende melding:

Is het een nog onbekende melding voor ProBIS Asbest 2014 dan zal de melding worden getoond die LAVS geretourneerd heeft aan het systeem. Deze zijn in het algemeen ook voldoende duidelijk om de benodigde actie hierop te ondernemen.

Melding versturen

De volgende stap in de uitwisseling met LAVS, is het melden van de uit te voeren werkzaamheden aan de CI vanuit ProBIS Asbest 2014 Plus. Dit gebeurt via het schem 'Planning inventarisatie':

                   

Er worden eerst een aantal validaties uitgevoerd. Zo moeten in ieder geval de datum en tijd van uitvoering en de inspecteurs aangegeven worden. Voldoet dit allemaal dan wordt de melding via LAVS aangemaakt.

Na afronding veranderd de status van de inventarisatie en ziet u het bericht in het overzicht op het tabblad 'LAVS Koppeling' verschijnen:

                   

De melding is voor de opdrachtgever te zien in LAVS:

Overigens kunt u een melding herroepen door opnieuw de melding via LAVS uit te voeren. U past dan de meldingsgegevens aan en verstuurt de melding nogmaals naar LAVS. Het systeem ziet dat er al eerder een melding is gedaan en komt met een opmerking hierover:

Als u deze annulering bevestigd dan wordt de melding opnieuw verzonden. Er komt dan een vraag om de annulering toe te lichten:

Voer de reden voor annuleren in en klik op OK om de melding opnieuw te versturen. Het intrekken van de eerdere melding en het doen van de nieuwe melding is daarna terug te zien in de status en het overzicht van de berichten. Ook in LAVS is deze wijziging voor de opdrachtgever te zien.

Resultaten exporteren

Nadat in de werkvoorbereiding een inventarisatie is geaccepteerd en de melding is verzorgd, komt aan het einde van het traject van de inventarisatie het exporteren en later opleveren van de inventarisatie. Het exporteren is voorzien in Asbest Rapportage omdat dat het punt is waarop maximaal gegevens voor de inventarisatie beschikbaar zijn. Voordat er geexporteerd kan worden moet er ook een eindrapport gekoppeld worden, dit kan uiteraard ook alleen als de inventarisatie volledig is afgerond.

In Asbest Rapportage is een tabblad beschikbaar gekomen met informatie over de al eerder uitgevoerde acties: 

                     

Ten opzichte van de werkvoorbereiding is het een extra veld aanwezig waarmee het eindrapport van de inventarisatie gekoppeld kan worden:

                   

U kunt deze koppelen door te bladeren en te selecteren of door het vanuit Windows Verkenner in het veld te slepen.

Nadat u alle informatie voor de inventarisatie hebt ingevoerd, het rapport hebt aangemaakt en deze hebt gekoppeld, kan de daadwerkelijke export naar LAVS uitgevoerd worden door de daarvoor bedoelde menuoptie te selecteren:

                   

 Het programma controleert dan eerst of alle benodigde informatie wel is ingevoerd. Zo niet dan verschijnen meldingen in beeld en kunt u de informatie alsnog invoeren. Is alles correct ingevoerd dan verschijnt een voortgangscherm voor de export van de resultaten:

                   

Tijdens het voorbereiden van deze export, worden de door u gebruikte termen voor bijvoorbeeld de verwijderingsmethode gevalideerd aan de waarden die LAVS voor de verwijderingsmethode gebruikt. Komt de door u gebruikte term niet voor in de keuzelijst van LAVS dan krijgt u de mogelijkheid om dit (eenmalig) te koppelen:

                   

De keuze 'Glovebag' moet u nu koppelen aan een van de keuzes uit LAVS. Wilt u de vraag om koppeling niet vaker hebben dan kunt u de optie 'Keuze opslaan voor later gebruik', de vraag wordt dan niet meer gesteld.

Is de export van de resultaten correct verlopen dan start het programma ook direct de export van de bijlagen:

                   

Als bijlagen worden verstuurd de foto's van het project en de bronnen, het eindrapport, plattegronden en kadastrale kaarten. Aangezien elke bijlage 1 voor 1 geëxporteerd wordt en dit per bijlage enige tijd in beslag neemt, dient u er rekening mee te houden dat de export enige tijd kan duren!

Na uitvoering van de export verschijnt een nieuwe status in beeld en zijn de uitgevoerde berichten in het overzicht van uitgevoerde communicatie weergegeven:

                   

En de resultaten zijn te bekijken in LAVS onder de inventarisatie met het opdrachtnummer dat is gebruikt:

                   

De export naar LAVS is nu gereed en de inventarisatie kan opgeleverd worden!               

Inventarisatie opleveren

Het opleveren van een inventarisatie is mogelijk in Asbest Rapportage. Via de daarvoor bedoelde menuoptie kan een inventarisatie worden gesloten. Na uitvoering van deze actie is de status aangepast naar 'Opgeleverd':

                   

Er zijn nu geen handelingen meer uit te voeren op de inventarisatie in LAVS en vanuit ProBIS Asbest 2014! U krijgt daarom bij het starten van het afsluiten dan ook een vraag om bevestiging.

Handelingen uitvoeren met overzicht van berichten

Alle berichten die worden verzonden naar LAVS worden in het overzicht 'Uitgevoerde communicatie' met LAVS weergegeven. U kunt op deze berichten een aantal aanvullende handelingen uitvoeren door gebruikmaking van de buttons naast het overzicht:

                   
Met de button 'X' kan de geselecteerde regel uit het overzicht verwijderd worden.

Met de button 'Status' vraagt de software de status van het uitgevoerde bericht op in LAVS. Dit is vooral relevant als er voor een bericht wel een ontvangst melding is ontvangen tijdens de communicatie, maar de status op dat moment nog niet OK was. De status kan uiteraard alleen worden opgevraagd voor berichten die in een eerder stadium correct zijn verzonden.

Exporteren individueel adres naar Complex project in LAVS

Het is nu mogelijk om een adresgebaseerde inventarisatie uit ProBIS Asbest toch te exporteren naar een Complex project in LAVS! Hiervoor ziet u nu bij de adres gebaseerde inventarisaties een nieuwe optie:

                   

Vinkt u deze optie aan, dan wordt het individuele adres als onderdeel van een complex naar de LAVS geëxporteerd. De export vindt, zoals u gewend bent, plaats op basis van het LAVS Opdrachtnummer dat voor de inventarisatie is ingevoerd.